Sunday, August 4, 2024
Wednesday, July 17, 2024
Admissions Open BS Programs (Morning & Evening) IEPE
📢 Admissions Open for BS programs (Morning & Evening)!
The Institute of Economics, Policy, and Entrepreneurship (IEPE) at GC University Lahore is now accepting applications for the following programs:
🎓 BS Economics
🎓 BS Public Policy & Governance
🎓 BS Entrepreneurship
Don't miss this opportunity to join one of the leading institution and shape your future in these dynamic fields. Apply now and be part of a vibrant academic community.
For more information and to apply, visit our website or contact our admissions office.
📅 Application Deadline: 22nd July, 2024 (Morning) & 12th August, 2024 (Evening)
🌐 Apply Online: www.gcu.edu.pk
📞 Contact Us: +92 111 000 010. EXT: 279 & 280
زمیں پہ چلنا نہ سیکھا اور آسماں سے بھی گیا
زمیں پہ چلنا نہ سیکھا اور آسماں سے بھی گیا
کٹے جو پر تو یہ پرندہ اڑان سے بھی گیا
بھلا دیا تو بھلانے کی انتہا کر دی
میں اب اس شخص کے وہم و گماں سے بھی گیا
کسی کے ہاتھ سے نکلا ہوا وہ تیر ہوں میں
حدف کو چھو نہ سکا اور کمان سے بھی گیا
تباہ کر گٸی مجھے پکے گھر کی خواہش
میں اپنے گاٶں کے کچے مکان سےبھی گیا
آگ میں کودا بھی تو کیا ملا مجھے میرے ہمدم
اسے بچا نہ سکا اور اپنی جان سے بھی گیا
Zameen pe chalna na seekha aasman sey b gia
Katay jo par tu parinda uraan sey b gia
Bhula diya to bhulaanay ki intiha kar de
Mein ab us shakhs k wahm o guman sey b gia
Kisi k hath say nikla hwa wo teer hon main
Hadaf ko cho na saka or kaman sey b gia
Tabah kar gayi mujay pakkay ghar ki khwahish
Mein apny gaaon k kachay makan sey b gia
Aag mein kooda b to kia mila mujay mary hamdam
Usey bacha na saka Apni jan sey b gia......!
جھولیاں پھیلاۓ ہوۓ ہیں
سب جن کے لیۓ جھولیاں پھیلاۓ ہوۓ ہیں
وہ رنگ میری آنکھ کے ٹھکراۓ ہوۓ ہیں
اک تم ہو کہ شہرت کی ہوس ہی نہیں جاتی
اک ہم ہیں کہ ہر شور سے اکتاۓ ہوۓ ہیں
Friday, October 27, 2023
Archives
But there’s more to it than that. Archivists must have the resources and ability to strategically identify and acquire appropriate collections. They need to be able to understand and accurately appraise the provenance and content of collections. That core research skill must be present. And they must be able to present that collection in a way that is intelligible to users while maintaining the vital elements of provenance and original order.
Major trends in the archival sector and wider society are reshaping how archivists undertake their work. The first of these factors, unsurprisingly, is digital technologies. The dual presence of digitization and online communication requires the modern archivist to have the capacity to understand who might be their potential audience, what benefit each of those audiences could derive from the collection and what is the best channel of communication and ‘packaging’ of that collection content.
The second factor is the diversification of audiences. Educational activity targeted at pre-school through to doctoral study and lifelong-learning should be de rigueur for all services. Imaginative creative work is becoming increasingly common. Services need to reach out to new partners within and outside the parent organization, be they social services or the marketing department.
The final factor is the professionalization of the sector. The emergence of Data Protection and Freedom of Information legislation, plus increasingly complex digital copyright issues, have already required a legal understanding not needed by previous generations. But archivists and their services will now have to demonstrate their professionalism. The move to accreditation for services and a framework of competency for individual archivists will both see a more explicit level of quality.
Here at Sue Hill Recruitment, we have placed archivists in a huge range of organizations, from universities to international charities, from Royal Societies to investment banks, museums to government agencies. If you’re looking for archive jobs, this could be a good place to start.
Records Management
Records management can be defined as ‘the collective term for the procedures by which an organization manages, controls and uses its information assets.’ Records management professionals have the skillsets to look at the capturing, storing, accessing, retention and disposal of information and records throughout their lifecycle. There will be statutory, fiscal and business requirements to consider in the organization of records, so records managers must maintain an awareness of relevant legislation. Successful and systematic records management ensures organizations can function on a day to day basis.
Sue Hill Recruitment works with organizations to provide temporary and permanent staff to manage paper and electronic records; to devise strategy; to carry out audits; to write policies about standards for retention and storage; to devise file plans and metadata schemes; and to create procedures and training materials. We have developed extensive networks of records management professionals at all levels of seniority across the country, as well as enjoying continued good relationships with educators in the field, thus ensuring our connection to the next generation of records managers.
What is a Record?
a RECORD is any recorded information, regardless of medium, made or received and retained by an organization in pursuance of legal obligations, value to the government, or in the transaction of business. (ARMA, Records Management Explained)
What counts as a "record" at F&M?
A record is any recorded information which is created, received, used, or filed in the course of official college business. Records can take many physical and digital forms and may reside in a file folder in your desk drawer, on a personal computer, a server or network, in cloud-based drives, on discs, external drives, or on microfilm. Photographs, audiotapes, videotapes, artwork, and college memorabilia are also considered official college records.
If it documents the activities of your department or office, it is a record!
Most records follow a records schedule, or more specifically, a document that provides information describing things like retention (how long a record needs to be kept) and disposition decisions (what to do with the record after that period ends).
Active Records
are used and referenced on a regular basis.
At F&M, active records should remain in your own office files so they are easily accessible.
Inactive Records
are not regularly used or referenced, but are still required to be stored and maintained.
What is an Archive?
an ARCHIVE refers to records of enduring historical value... These records are kept because they have continuing value to the creating agency and to other potential users. They are the documentary evidence of past events. They are the facts we use to interpret and understand history (Laura Millar as cited by SAA).
ARCHIVISTS asses, collect, organize, preserve, and make accessible these permanent records.
What do archives look like at F&M?
At the end of the document lifecycle, if a record is deemed historically significant, as having enduring value, and thus a permanent retention, it will then be transferred to the College Archives.
At F&M, the College Archives collects, organizes, and makes accessible official College records that document the history of students, departments, offices, and campus activities across an array of formats and media.
How is an archive different than a library?
Libraries and Archives function similarly in that they both exist to make collections available to people. However, they differ in the nature of what they collect.
LIBRARIES collect published, discrete items that are often available at other libraries. They typically have open stacks for patrons to browse and most items are able to be checked-out.
example scenario: You walk into your public library and browse the non-fiction stacks. You pick out 3 books from a few of your favorite authors. You check out your materials at the circulation desk and return them 2 weeks later.
ARCHIVES collect unpublished items that are unique to the institution they represent. Due to the sensitive and rare nature of the collection items, the stacks are typically not open to patrons. Instead, users of archives must request access to certain material.
example scenario: You email the archives a few days ahead of your visit and request access to the records of the Athletics Department from 1900-1950 to get information for a research paper you are working on. You arrive at the archives reading room and an archivist or librarian has the boxes you requested ready for you to use. When you are done doing research, you leave the material with the librarian.
آرکائیوز
آرکائیوسٹ کے پاس وسائل اور قابلیت کا ہونا ضروری ہے کہ وہ حکمت عملی کے ساتھ مناسب مجموعوں کی شناخت اور حاصل کریں۔ انہیں مجموعوں کی اصلیت اور مواد کو سمجھنے اور درست طریقے سے جانچنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہے۔ وہ بنیادی تحقیقی مہارت موجود ہونی چاہیے۔ اور وہ اس مجموعے کو اس طرح پیش کرنے کے قابل ہونا چاہیے جو صارفین کے لیے قابل فہم ہو اور اصل ترتیب کے اہم عناصر کو برقرار رکھتے ہوئے۔
آرکائیو کے شعبے اور وسیع تر معاشرے میں بڑے رجحانات نئے سرے سے تشکیل دے رہے ہیں کہ آرکائیوسٹ کس طرح اپنا کام کرتے ہیں۔ ان عوامل میں سے پہلا، حیرت کی بات نہیں، ڈیجیٹل ٹیکنالوجیز ہیں۔ ڈیجیٹلائزیشن اور آن لائن کمیونیکیشن کی دوہری موجودگی کے لیے جدید آرکائیوسٹ کے پاس یہ سمجھنے کی صلاحیت کی ضرورت ہوتی ہے کہ ان کے ممکنہ سامعین کون ہو سکتے ہیں، ان سامعین میں سے ہر ایک کو اس مجموعے سے کیا فائدہ ہو سکتا ہے اور مواصلات کا بہترین چینل اور اس کی 'پیکجنگ' کیا ہے؟ جمع مواد.
دوسرا عنصر سامعین کی تنوع ہے۔ پری اسکول سے لے کر ڈاکٹریٹ کے مطالعہ اور تاحیات تعلیم تک تعلیمی سرگرمی کو تمام خدمات کے لیے ڈی ریگوئیر ہونا چاہیے۔ تخیلاتی تخلیقی کام تیزی سے عام ہوتا جا رہا ہے۔ خدمات کو والدین کی تنظیم کے اندر اور باہر نئے شراکت داروں تک پہنچنے کی ضرورت ہے، چاہے وہ سماجی خدمات ہوں یا مارکیٹنگ کا شعبہ۔
آخری عنصر اس شعبے کی پیشہ ورانہ کاری ہے۔ ڈیٹا پروٹیکشن اور فریڈم آف انفارمیشن قانون سازی کے ظہور کے ساتھ ساتھ ڈیجیٹل کاپی رائٹ کے بڑھتے ہوئے پیچیدہ مسائل کے لیے پہلے سے ہی ایک قانونی سمجھ کی ضرورت ہے جس کی پچھلی نسلوں کو ضرورت نہیں تھی۔ لیکن آرکائیوسٹ اور ان کی خدمات کو اب اپنی پیشہ ورانہ مہارت کا مظاہرہ کرنا ہو گا۔ خدمات کے لیے ایکریڈیٹیشن کی طرف قدم اور انفرادی آرکائیوسٹ کے لیے قابلیت کا فریم ورک دونوں ہی معیار کی زیادہ واضح سطح کو دیکھیں گے۔
یہاں Sue Hill Recruitment میں، ہم نے یونیورسٹیوں سے لے کر بین الاقوامی خیراتی اداروں تک، رائل سوسائٹیوں سے لے کر سرمایہ کاری کے بینکوں، میوزیموں سے لے کر سرکاری ایجنسیوں تک، آرکائیوسٹوں کو بہت بڑی تنظیموں میں رکھا ہے۔ اگر آپ آرکائیو ملازمتیں تلاش کر رہے ہیں، تو یہ شروع کرنے کے لیے ایک اچھی جگہ ہو سکتی ہے۔
ریکارڈ مینجمنٹ
ریکارڈز مینجمنٹ کی تعریف اس طریقہ کار کی اجتماعی اصطلاح کے طور پر کی جا سکتی ہے جس کے ذریعے کوئی ادارہ اپنے معلوماتی اثاثوں کا انتظام، کنٹرول اور استعمال کرتا ہے۔ ان کی زندگی بھر میں. ریکارڈ کی تنظیم میں غور کرنے کے لیے قانونی، مالی اور کاروباری تقاضے ہوں گے، اس لیے ریکارڈ مینیجرز کو متعلقہ قانون سازی کے بارے میں آگاہی برقرار رکھنا چاہیے۔ ریکارڈ کا کامیاب اور منظم انتظام یقینی بناتا ہے کہ تنظیمیں روزانہ کی بنیاد پر کام کر سکیں۔
Sue Hill Recruitment کاغذات اور الیکٹرانک ریکارڈ کے انتظام کے لیے عارضی اور مستقل عملہ فراہم کرنے کے لیے تنظیموں کے ساتھ کام کرتی ہے۔ حکمت عملی وضع کرنا؛ آڈٹ کرنے کے لئے؛ برقرار رکھنے اور ذخیرہ کرنے کے معیارات کے بارے میں پالیسیاں لکھنا؛ فائل پلانز اور میٹا ڈیٹا اسکیمیں وضع کرنا؛ اور طریقہ کار اور تربیتی مواد تیار کرنا۔ ہم نے ملک بھر میں سنیارٹی کی تمام سطحوں پر ریکارڈ مینجمنٹ کے پیشہ ور افراد کے وسیع نیٹ ورکس تیار کیے ہیں، ساتھ ہی ساتھ اس شعبے میں اساتذہ کے ساتھ مسلسل اچھے تعلقات سے لطف اندوز ہو رہے ہیں، اس طرح ریکارڈ مینیجرز کی اگلی نسل کے ساتھ ہمارا تعلق یقینی بنایا جا رہا ہے۔
ریکارڈ کیا ہے؟
ایک ریکارڈ کوئی بھی ریکارڈ شدہ معلومات ہے، چاہے وہ درمیانے درجے کی ہو، قانونی ذمہ داریوں، حکومت کی قدر، یا کاروبار کے لین دین میں کسی تنظیم کے ذریعہ بنائی گئی یا حاصل کی اور برقرار رکھی گئی ہو۔ (ARMA، ریکارڈ مینجمنٹ کی وضاحت کی گئی)
F&M میں "ریکارڈ" کے طور پر کیا شمار ہوتا ہے؟
ریکارڈ کسی بھی ریکارڈ شدہ معلومات کو کہتے ہیں جو سرکاری کالج کے کاروبار کے دوران تخلیق، موصول، استعمال، یا فائل کی جاتی ہے۔ ریکارڈز بہت ساری جسمانی اور ڈیجیٹل شکلیں لے سکتے ہیں اور آپ کے ڈیسک دراز میں فائل فولڈر میں، ذاتی کمپیوٹر، سرور یا نیٹ ورک، کلاؤڈ بیسڈ ڈرائیوز، ڈسک، بیرونی ڈرائیوز، یا مائیکرو فلم پر رہ سکتے ہیں۔ تصاویر، آڈیو ٹیپس، ویڈیو ٹیپس، آرٹ ورک، اور کالج کی یادداشتوں کو بھی سرکاری کالج ریکارڈ سمجھا جاتا ہے۔
اگر یہ آپ کے محکمہ یا دفتر کی سرگرمیوں کو دستاویز کرتا ہے تو یہ ایک ریکارڈ ہے!
زیادہ تر ریکارڈز ریکارڈ کے شیڈول کی پیروی کرتے ہیں، یا خاص طور پر، ایک دستاویز جو معلومات فراہم کرتی ہے جس میں چیزوں کو بیان کیا جاتا ہے جیسے کہ برقرار رکھنے (ریکارڈ کو کتنے عرصے تک رکھنے کی ضرورت ہے) اور ڈسپوزیشن کے فیصلے (اس مدت کے ختم ہونے کے بعد ریکارڈ کے ساتھ کیا کرنا ہے)۔
ایکٹو ریکارڈز
مستقل بنیادوں پر استعمال اور حوالہ دیا جاتا ہے۔
F&M میں، فعال ریکارڈز کو آپ کے اپنے دفتری فائلوں میں رہنا چاہیے تاکہ وہ آسانی سے قابل رسائی ہوں۔
غیر فعال ریکارڈز
باقاعدگی سے استعمال یا حوالہ نہیں دیا جاتا ہے، لیکن پھر بھی ذخیرہ اور برقرار رکھنے کی ضرورت ہے.
آرکائیو کیا ہے؟
آرکائیو سے مراد پائیدار تاریخی قدر کے ریکارڈز ہیں... یہ ریکارڈ اس لیے رکھے جاتے ہیں کیونکہ ان کی تخلیق کرنے والی ایجنسی اور دیگر ممکنہ صارفین کے لیے قیمت جاری رہتی ہے۔ وہ ماضی کے واقعات کے دستاویزی ثبوت ہیں۔ یہ وہ حقائق ہیں جنہیں ہم تاریخ کی تشریح اور سمجھنے کے لیے استعمال کرتے ہیں (Laura Millar جیسا کہ SAA نے حوالہ دیا ہے)۔
آرکائیوسٹ ان مستقل ریکارڈوں کا جائزہ لیتے ہیں، جمع کرتے ہیں، منظم کرتے ہیں، محفوظ کرتے ہیں اور قابل رسائی بناتے ہیں۔
ایف اینڈ ایم میں آرکائیوز کیسا نظر آتا ہے؟
دستاویز کے لائف سائیکل کے اختتام پر، اگر کسی ریکارڈ کو تاریخی اعتبار سے اہم سمجھا جاتا ہے، جیسا کہ پائیدار قدر ہے، اور اس طرح ایک مستقل برقرار ہے، تو اسے کالج آرکائیوز میں منتقل کر دیا جائے گا۔
F&M میں، کالج آرکائیوز قابل رسائی آفیشل کالج ریکارڈز کو جمع کرتا ہے، منظم کرتا ہے اور بناتا ہے جو طلباء، محکموں، دفاتر، اور کیمپس کی سرگرمیوں کی تاریخ کو دستاویزی شکلوں اور میڈیا کی ایک صف میں رکھتے ہیں۔
ایک آرکائیو لائبریری سے کیسے مختلف ہے؟
لائبریریاں اور آرکائیوز اسی طرح کام کرتے ہیں کہ وہ دونوں موجود ہیں تاکہ لوگوں کو مجموعے دستیاب ہوں۔ تاہم، وہ ان چیزوں کی نوعیت میں مختلف ہیں جو وہ جمع کرتے ہیں۔
لائبریریاں شائع شدہ، مجرد اشیاء کو جمع کرتی ہیں جو اکثر دوسری لائبریریوں میں دستیاب ہوتی ہیں۔ ان کے پاس عام طور پر سرپرستوں کے لیے براؤز کرنے کے لیے کھلے اسٹیک ہوتے ہیں اور زیادہ تر آئٹمز چیک آؤٹ کیے جا سکتے ہیں۔
مثال کا منظر: آپ اپنی پبلک لائبریری میں جاتے ہیں اور نان فکشن اسٹیکس کو براؤز کرتے ہیں۔ آپ اپنے پسندیدہ مصنفین میں سے 3 کتابیں چنیں۔ آپ سرکولیشن ڈیسک پر اپنا مواد چیک کرتے ہیں اور انہیں 2 ہفتے بعد واپس کرتے ہیں۔
آرکائیوز غیر مطبوعہ اشیاء کو جمع کرتے ہیں جو اس ادارے کے لیے منفرد ہوتے ہیں جس کی وہ نمائندگی کرتے ہیں۔ جمع کرنے والی اشیاء کی حساس اور نایاب نوعیت کی وجہ سے، ڈھیر عام طور پر سرپرستوں کے لیے نہیں کھلے ہوتے ہیں۔ اس کے بجائے، آرکائیوز کے صارفین کو کچھ مواد تک رسائی کی درخواست کرنی چاہیے۔
مثال کا منظر نامہ: آپ اپنے دورے سے کچھ دن پہلے آرکائیوز کو ای میل کرتے ہیں اور 1900-1950 کے ایتھلیٹکس ڈیپارٹمنٹ کے ریکارڈ تک رسائی کی درخواست کرتے ہیں تاکہ آپ جس تحقیقی مقالے پر کام کر رہے ہیں اس کے لیے معلومات حاصل کریں۔ آپ آرکائیوز ریڈنگ روم میں پہنچتے ہیں اور ایک آرکائیوسٹ یا لائبریرین کے پاس وہ بکس ہوتے ہیں جن کی آپ نے درخواست کی تھی کہ آپ استعمال کرنے کے لیے تیار ہوں۔ جب آپ تحقیق کر لیتے ہیں، تو آپ مواد کو لائبریرین کے پاس چھوڑ دیتے ہیں۔
Thursday, October 26, 2023
INDEXING AND ABSTRACTING
FAQs
What is indexing, and what are its main objectives?
Indexing is the process of creating a systematic arrangement of terms, keywords, or subject headings to represent the content of documents or a collection of documents. Its main objectives are to enhance information retrieval, improve search precision, save time and effort for users, support information evaluation, facilitate subject browsing, and enable cross-referencing.
What are the fundamental principles of indexing?
The fundamental principles of indexing include exhaustiveness (covering all significant terms and concepts), specificity (using precise and unambiguous terms), consistency (maintaining uniformity in indexing), non-redundancy (avoiding duplication of information), hierarchy (organizing index terms in a hierarchical structure), objectivity (remaining impartial and unbiased), and user-orientation (designing the index to meet users’ needs).
How does subject indexing differ from keyword indexing?
Subject indexing involves assigning specific subject headings from controlled vocabularies to documents, reflecting their main themes or topics. It follows standardized rules and enhances precision in information retrieval. On the other hand, keyword indexing involves selecting relevant keywords directly from the document’s content, which may lead to broader and potentially less precise search results.
What are the main objectives of abstracting, and how does it complement indexing?
The main objectives of abstracting are to provide a concise overview of a document’s main points, save time for users in evaluating document relevance, and support information retrieval and knowledge discovery. Abstracting complements indexing by offering a condensed summary of a document’s content, allowing users to quickly assess its relevance without having to read the entire document.
What are the principles guiding the abstracting process?
The principles guiding the abstracting process include comprehensiveness (capturing essential points of the document), clarity (using clear and straightforward language), conciseness (providing a brief summary), objectivity (remaining neutral and unbiased), and informativeness (offering enough information for users to assess document relevance).
What are some common methods of indexing and abstracting?
Common methods of indexing include keyword indexing, subject indexing, citation indexing, alphabetical indexing, hierarchical indexing, and metadata indexing. For abstracting, various methods include indicative abstracts, informative abstracts, structured abstracts, descriptive abstracts, and critical abstracts.
How do indexing and abstracting contribute to the efficiency of information retrieval?
Indexing and abstracting enhance information retrieval efficiency by providing organized access points to documents (indexing) and concise summaries of their content (abstracting). Users can quickly identify relevant resources and assess their relevance without having to read the full text, saving time and effort.
How do the principles and methods of indexing and abstracting benefit information professionals and researchers?
Embracing the principles and methods of indexing and abstracting empowers information professionals and researchers to organize information effectively, optimize information retrieval systems, and enhance the discoverability of relevant resources. By following these practices, they can make valuable contributions to their respective fields and promote efficient knowledge dissemination and exploration.
اشاریہ سازی اور خلاصہ
اکثر پوچھے گئے سوالات
اشاریہ سازی کیا ہے، اور اس کے بنیادی مقاصد کیا ہیں؟
اشاریہ سازی دستاویزات کے مواد یا دستاویزات کے مجموعے کی نمائندگی کرنے کے لیے شرائط، مطلوبہ الفاظ، یا موضوع کے عنوانات کا ایک منظم ترتیب بنانے کا عمل ہے۔ اس کے بنیادی مقاصد میں معلومات کی بازیافت کو بڑھانا، تلاش کی درستگی کو بہتر بنانا، صارفین کے لیے وقت اور محنت کی بچت، معلومات کی تشخیص میں معاونت، موضوع کی براؤزنگ کو آسان بنانا، اور کراس ریفرنسنگ کو فعال کرنا ہے۔
اشاریہ سازی کے بنیادی اصول کیا ہیں؟
اشاریہ سازی کے بنیادی اصولوں میں جامعیت (تمام اہم اصطلاحات اور تصورات کا احاطہ کرنا)، مخصوصیت (صحیح اور غیر مبہم اصطلاحات کا استعمال)، مستقل مزاجی (اشاریہ سازی میں یکسانیت کو برقرار رکھنا)، غیر فالتو پن (معلومات کی نقل سے بچنا)، درجہ بندی (انڈیکس کی اصطلاحات کو ترتیب دینا) شامل ہیں۔ درجہ بندی کا ڈھانچہ)، معروضیت (بقیہ غیرجانبدارانہ اور غیر جانبدارانہ)، اور صارف کی واقفیت (صارفین کی ضروریات کو پورا کرنے کے لیے انڈیکس ڈیزائن کرنا)۔
سبجیکٹ انڈیکسنگ کی ورڈ انڈیکسنگ سے کیسے مختلف ہے؟
سبجیکٹ انڈیکسنگ میں ان کے مرکزی تھیمز یا عنوانات کی عکاسی کرتے ہوئے، کنٹرول شدہ الفاظ سے دستاویزات کو مخصوص عنوانات تفویض کرنا شامل ہے۔ یہ معیاری قوانین کی پیروی کرتا ہے اور معلومات کی بازیافت میں درستگی کو بڑھاتا ہے۔ دوسری طرف، مطلوبہ الفاظ کی اشاریہ سازی میں براہ راست دستاویز کے مواد سے متعلقہ مطلوبہ الفاظ کا انتخاب شامل ہوتا ہے، جو وسیع تر اور ممکنہ طور پر کم درست تلاش کے نتائج کا باعث بن سکتا ہے۔
تجریدی کے بنیادی مقاصد کیا ہیں، اور یہ کیسے اشاریہ سازی کی تکمیل کرتا ہے؟
خلاصہ کرنے کے بنیادی مقاصد کسی دستاویز کے اہم نکات کا ایک مختصر جائزہ فراہم کرنا، صارفین کے لیے دستاویز کی مطابقت کا جائزہ لینے میں وقت بچانا، اور معلومات کی بازیافت اور علم کی دریافت میں معاونت کرنا ہیں۔ کسی دستاویز کے مواد کا مختصر خلاصہ پیش کرکے تجریدی تکمیلی اشاریہ سازی، صارفین کو پوری دستاویز کو پڑھے بغیر اس کی مطابقت کا فوری جائزہ لینے کی اجازت دیتا ہے۔
تجریدی عمل کی رہنمائی کرنے والے اصول کیا ہیں؟
تجریدی عمل کی رہنمائی کرنے والے اصولوں میں جامعیت (دستاویز کے ضروری نکات کو حاصل کرنا)، وضاحت (واضح اور سیدھی زبان کا استعمال کرتے ہوئے)، جامعیت (ایک مختصر خلاصہ فراہم کرنا)، معروضیت (باقی غیر جانبدار اور غیر جانبدارانہ)، اور معلوماتی پن (صارفین کے لیے کافی معلومات کی پیشکش کرنا) شامل ہیں۔ دستاویز کی مطابقت کا اندازہ کرنے کے لیے)۔
اشاریہ سازی اور تجریدی کے کچھ عام طریقے کیا ہیں؟
اشاریہ سازی کے عام طریقوں میں کلیدی الفاظ کی اشاریہ سازی، موضوع کی اشاریہ سازی، حوالہ اشاریہ سازی، حروف تہجی کی اشاریہ سازی، درجہ بندی کی اشاریہ سازی، اور میٹا ڈیٹا اشاریہ سازی شامل ہیں۔ تجرید کے لیے، مختلف طریقوں میں اشارے سے متعلق خلاصے، معلوماتی خلاصے، ساختی تجرید، وضاحتی تجرید، اور تنقیدی تجرید شامل ہیں۔
اشاریہ سازی اور تجریدی معلومات کی بازیافت کی کارکردگی میں کس طرح تعاون کرتے ہیں؟
اشاریہ سازی اور تجریدی دستاویزات (اشاریہ سازی) کو منظم رسائی پوائنٹس اور ان کے مواد کے مختصر خلاصے (خلاصہ) فراہم کرکے معلومات کی بازیافت کی کارکردگی کو بڑھاتا ہے۔ صارفین فوری طور پر متعلقہ وسائل کی شناخت کر سکتے ہیں اور مکمل متن کو پڑھے بغیر، وقت اور محنت کی بچت کر کے ان کی مطابقت کا اندازہ لگا سکتے ہیں۔
اشاریہ سازی اور تجریدی کے اصول اور طریقے معلومات کے پیشہ ور افراد اور محققین کو کیسے فائدہ پہنچاتے ہیں؟
اشاریہ سازی اور تجریدی کے اصولوں اور طریقوں کو اپنانا معلومات کے پیشہ ور افراد اور محققین کو معلومات کو مؤثر طریقے سے منظم کرنے، معلومات کی بازیافت کے نظام کو بہتر بنانے، اور متعلقہ وسائل کی دریافت کو بڑھانے کا اختیار دیتا ہے۔ ان طریقوں پر عمل کر کے، وہ اپنے متعلقہ شعبوں میں قابل قدر شراکت کر سکتے ہیں اور علم کی موثر ترسیل اور تلاش کو فروغ دے سکتے ہیں۔
OBJECTIVES OF INDEXING AND ABSTRACTING
The primary objectives of indexing and abstracting can be further elaborated as follows:
a) Enhancing Information Retrieval: Indexing and abstracting streamline the process of finding relevant information by providing organized access points and concise summaries of documents. Users can quickly identify relevant resources without having to read each document in its entirety.
b) Improving Search Precision: By employing controlled vocabularies and standardized subject headings, indexing ensures that documents are categorized accurately, leading to more precise search results and reducing information overload.
c) Saving Time and Effort: Indexes and abstracts condense the content of documents, making it easier for users to evaluate their relevance quickly. This saves time and effort, especially when dealing with a large number of documents.
d) Supporting Information Evaluation: Abstracts allow users to assess the quality, content, and relevance of documents, enabling them to prioritize sources based on their research needs.
e) Facilitating Subject Browsing: Indexes enable users to explore related topics and subjects, encouraging serendipitous discovery and broadening their knowledge base.
f) Enabling Cross-Referencing: Through cross-referencing, users can explore interconnected information across various topics, facilitating multidisciplinary research and a holistic understanding of complex subjects.
PRINCIPLES OF INDEXING:
The principles of indexing are essential guidelines that ensure consistency and accuracy in organizing and representing information. Elaborating on the principles discussed earlier:
Exhaustiveness: Indexing should encompass all significant terms and concepts found in a document, leaving no crucial element omitted. This ensures comprehensive coverage of the document’s content.
Specificity: Index terms should be precise and unambiguous, reflecting the content accurately. Specific terms lead to more relevant search results and avoid confusion caused by ambiguous or vague language.
Consistency: Consistent usage of index terms is crucial to avoid confusion and maintain coherence across the index. Synonyms or related terms should be cross-referenced to guide users to the correct entry.
Non-Redundancy: Index entries should avoid duplicating information unnecessarily. Each concept or term should be indexed once, and cross-referencing can be used to link related entries.
Hierarchy: Subject indexing often involves hierarchical organization, where broader categories are subdivided into narrower subcategories, allowing users to navigate through different levels of specificity.
Objectivity: Indexing should be objective and impartial, free from personal biases or interpretations, ensuring fair representation of the document’s content.
User-Oriented: The index should be designed with the users’ needs in mind, using terms and language that align with their information-seeking behavior and understanding.
METHODS OF INDEXING:
To cater to various types of materials and information, different methods of indexing are employed:
Keyword Indexing: This method involves selecting relevant keywords or terms directly from the document’s content. Keyword indexes are widely used in digital environments and web-based search engines.
Subject Indexing: Subject indexing assigns specific subject headings from controlled vocabularies like Library of Congress Subject Headings (LCSH) or Medical Subject Headings (MeSH). It ensures consistent representation of the content’s main themes or topics.
Citation Indexing: Citation indexing focuses on the references and citations included in a document, establishing connections between related works and authors. This method is common in academic databases.
Alphabetical Indexing: Organized in alphabetical order, this index lists terms or concepts with page numbers or location identifiers where they appear in the document.
Hierarchical Indexing: Hierarchical indexing organizes index terms into a tree-like structure, with broader categories at the top and narrower subcategories below, aiding in hierarchical browsing.
Metadata Indexing: Digital resources often include metadata elements like author, title, and publication date. Indexing based on these elements enhances resource discovery.
PRINCIPLES OF ABSTRACTING:
Abstracting involves summarizing the main points of a document concisely and effectively. The principles guiding abstracting include:
Comprehensiveness: Abstracts should provide a comprehensive overview of the document’s content, capturing the essential points and main themes.
Clarity: Abstracts should be written in clear and straightforward language, making them accessible to a broad audience.
Conciseness: Abstracts should be succinct, conveying the key information within a limited word count.
Objectivity: Abstracts should be objective and unbiased, presenting the document’s content without subjective interpretation.
Informativeness: Abstracts should offer enough information to enable users to determine the document’s relevance to their needs without having to read the full text.
METHODS OF ABSTRACTING:
Abstracting methods vary based on the level of detail and context:
Indicative Abstracts: These abstracts provide a general indication of the document’s content, including its main topics and scope without delving into specific details.
Informative Abstracts: Informative abstracts offer a more detailed summary, highlighting the key points, results, and conclusions of the document.
Structured Abstracts: Commonly used in scientific articles, structured abstracts follow a predefined format, often including sections such as purpose, methods, results, and conclusion.
Descriptive Abstracts: Descriptive abstracts provide a comprehensive summary of the document’s content, useful for library catalogs and databases.
Critical Abstracts: Critical abstracts include evaluative comments or critiques of the document’s quality, relevance, or methodology, going beyond a mere summary.
اشاریہ سازی اور تجرید کے مقاصد
اشاریہ سازی اور تجریدی کے بنیادی مقاصد کو مزید تفصیل سے بیان کیا جا سکتا ہے:
ا) معلومات کی بازیافت کو بڑھانا: انڈیکسنگ اور تجرید منظم رسائی پوائنٹس اور دستاویزات کے مختصر خلاصے فراہم کرکے متعلقہ معلومات کو تلاش کرنے کے عمل کو ہموار کرتا ہے۔ صارفین ہر دستاویز کو مکمل طور پر پڑھے بغیر متعلقہ وسائل کی فوری شناخت کر سکتے ہیں۔
ب) تلاش کی درستگی کو بہتر بنانا: کنٹرول شدہ الفاظ اور معیاری عنوانات کے استعمال سے، اشاریہ سازی اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ دستاویزات کو درست طریقے سے درجہ بندی کیا گیا ہے، جس سے تلاش کے نتائج زیادہ درست ہوتے ہیں اور معلومات کے بوجھ کو کم کرتے ہیں۔
c) وقت اور کوشش کی بچت: اشاریہ جات اور خلاصہ دستاویزات کے مواد کو کم کرتے ہیں، جس سے صارفین کے لیے ان کی مطابقت کا جلد جائزہ لینا آسان ہوجاتا ہے۔ اس سے وقت اور محنت کی بچت ہوتی ہے، خاص طور پر جب بڑی تعداد میں دستاویزات سے نمٹا جاتا ہے۔
d) معاون معلومات کی تشخیص: خلاصہ صارفین کو دستاویزات کے معیار، مواد اور مطابقت کا اندازہ لگانے کی اجازت دیتے ہیں، اور انہیں اپنی تحقیقی ضروریات کی بنیاد پر ذرائع کو ترجیح دینے کے قابل بناتے ہیں۔
e) سبجیکٹ براؤزنگ کی سہولت: اشاریہ جات صارفین کو متعلقہ عنوانات اور مضامین کو دریافت کرنے کے قابل بناتے ہیں، غیر معمولی دریافت کی حوصلہ افزائی کرتے ہیں اور ان کے علم کی بنیاد کو وسیع کرتے ہیں۔
f) کراس ریفرنسنگ کو فعال کرنا: کراس ریفرینسنگ کے ذریعے، صارفین مختلف موضوعات میں باہم مربوط معلومات کو تلاش کر سکتے ہیں، کثیر الشعبہ تحقیق اور پیچیدہ مضامین کی جامع تفہیم کی سہولت فراہم کر سکتے ہیں۔
اشاریہ سازی کے اصول:
اشاریہ سازی کے اصول ضروری رہنما خطوط ہیں جو معلومات کو ترتیب دینے اور اس کی نمائندگی کرنے میں مستقل مزاجی اور درستگی کو یقینی بناتے ہیں۔ پہلے زیر بحث اصولوں کی وضاحت:
مکمل پن: اشاریہ سازی میں دستاویز میں پائے جانے والے تمام اہم اصطلاحات اور تصورات کو شامل کرنا چاہیے، کسی بھی اہم عنصر کو چھوڑا نہیں جانا چاہیے۔ یہ دستاویز کے مواد کی جامع کوریج کو یقینی بناتا ہے۔
مخصوصیت: اشاریہ کی اصطلاحات قطعی اور غیر مبہم ہونی چاہئیں، جو مواد کی درست عکاسی کرتی ہوں۔ مخصوص اصطلاحات زیادہ متعلقہ تلاش کے نتائج کا باعث بنتی ہیں اور مبہم یا مبہم زبان کی وجہ سے پیدا ہونے والی الجھنوں سے بچتی ہیں۔
مستقل مزاجی: کنفیوژن سے بچنے اور انڈیکس میں ہم آہنگی برقرار رکھنے کے لیے اشاریہ کی اصطلاحات کا مسلسل استعمال بہت ضروری ہے۔ مترادفات یا متعلقہ اصطلاحات کو کراس ریفرنس کیا جانا چاہیے تاکہ صارفین کو صحیح اندراج میں رہنمائی ملے۔
غیر فالتو پن: انڈیکس اندراجات کو غیر ضروری طور پر معلومات کی نقل کرنے سے گریز کرنا چاہیے۔ ہر تصور یا اصطلاح کو ایک بار انڈیکس کیا جانا چاہیے، اور متعلقہ اندراجات کو جوڑنے کے لیے کراس ریفرنسنگ کا استعمال کیا جا سکتا ہے۔
درجہ بندی: سبجیکٹ انڈیکسنگ میں اکثر درجہ بندی کی تنظیم شامل ہوتی ہے، جہاں وسیع تر زمروں کو تنگ ذیلی زمرہ جات میں تقسیم کیا جاتا ہے، جس سے صارفین کو مخصوصیت کی مختلف سطحوں پر تشریف لے جانے کی اجازت ملتی ہے۔
معروضیت: اشاریہ سازی معروضی اور غیر جانبدارانہ ہونی چاہیے، ذاتی تعصبات یا تشریحات سے پاک، دستاویز کے مواد کی منصفانہ نمائندگی کو یقینی بنانا۔
صارف پر مبنی: انڈیکس کو صارفین کی ضروریات کو ذہن میں رکھتے ہوئے ڈیزائن کیا جانا چاہیے، ایسی اصطلاحات اور زبان کا استعمال کرتے ہوئے جو ان کے معلومات کی تلاش کے رویے اور سمجھ بوجھ کے مطابق ہوں۔
اشاریہ سازی کے طریقے:
مختلف قسم کے مواد اور معلومات کو پورا کرنے کے لیے، اشاریہ سازی کے مختلف طریقے استعمال کیے جاتے ہیں:
مطلوبہ الفاظ کی انڈیکسنگ: اس طریقہ کار میں دستاویز کے مواد سے براہ راست متعلقہ مطلوبہ الفاظ یا اصطلاحات کا انتخاب شامل ہے۔ کلیدی الفاظ کے اشاریہ جات ڈیجیٹل ماحول اور ویب پر مبنی سرچ انجنوں میں بڑے پیمانے پر استعمال ہوتے ہیں۔
سبجیکٹ انڈیکسنگ: سبجیکٹ انڈیکسنگ کنٹرولڈ ووکیبلریز جیسے لائبریری آف کانگریس سبجیکٹ ہیڈنگز (LCSH) یا میڈیکل سبجیکٹ ہیڈنگز (MeSH) سے مخصوص عنوانات تفویض کرتی ہے۔ یہ مواد کے مرکزی تھیمز یا عنوانات کی مستقل نمائندگی کو یقینی بناتا ہے۔
حوالہ جات کی اشاریہ سازی: حوالہ جات کا اشاریہ دستاویز میں شامل حوالہ جات اور حوالہ جات پر توجہ مرکوز کرتا ہے، متعلقہ کاموں اور مصنفین کے درمیان روابط قائم کرتا ہے۔ یہ طریقہ تعلیمی ڈیٹا بیس میں عام ہے۔
حروف تہجی کی ترتیب: حروف تہجی کی ترتیب میں ترتیب دی گئی، یہ اشاریہ صفحہ نمبر یا مقام کے شناخت کنندگان کے ساتھ شرائط یا تصورات کی فہرست دیتا ہے جہاں وہ دستاویز میں ظاہر ہوتے ہیں۔
درجہ بندی کی اشاریہ بندی: درجہ بندی کی اشاریہ سازی اشاریہ کی اصطلاحات کو درخت کی طرح کے ڈھانچے میں ترتیب دیتی ہے، جس میں سب سے اوپر وسیع زمرے اور ذیل میں تنگ ذیلی زمرہ جات، درجہ بندی کی براؤزنگ میں مدد فراہم کرتے ہیں۔
میٹا ڈیٹا انڈیکسنگ: ڈیجیٹل وسائل میں اکثر میٹا ڈیٹا عناصر جیسے مصنف، عنوان، اور اشاعت کی تاریخ شامل ہوتی ہے۔ ان عناصر پر مبنی اشاریہ سازی وسائل کی دریافت کو بڑھاتی ہے۔
تجرید کے اصول:
خلاصہ میں کسی دستاویز کے اہم نکات کا مختصر اور مؤثر طریقے سے خلاصہ کرنا شامل ہے۔ خلاصہ کی رہنمائی کرنے والے اصولوں میں شامل ہیں:
جامعیت: خلاصوں کو دستاویز کے مواد کا ایک جامع جائزہ فراہم کرنا چاہیے، ضروری نکات اور اہم موضوعات کو حاصل کرنا چاہیے۔
وضاحت: خلاصہ واضح اور سیدھی زبان میں لکھے جانے چاہئیں، تاکہ وہ وسیع سامعین کے لیے قابل رسائی ہوں۔
اختصار: خلاصہ مختصر ہونا چاہیے، کلیدی معلومات کو محدود الفاظ کی گنتی میں پہنچانا۔
معروضیت: خلاصہ مقصدی اور غیر جانبدارانہ ہونا چاہیے، دستاویز کے مواد کو موضوعی تشریح کے بغیر پیش کرنا۔
معلوماتی پن: خلاصہ کو کافی معلومات پیش کرنی چاہئیں تاکہ صارفین کو مکمل متن کو پڑھے بغیر اپنی ضروریات سے دستاویز کی مطابقت کا تعین کرنے کے قابل بنایا جا سکے۔
تجرید کے طریقے:
تفصیل اور سیاق و سباق کی سطح کی بنیاد پر تجریدی طریقے مختلف ہوتے ہیں:
اشارے خلاصہ: یہ خلاصے دستاویز کے مواد کا عمومی اشارہ فراہم کرتے ہیں، بشمول اس کے مرکزی عنوانات اور دائرہ کار کو مخصوص تفصیلات میں شامل کیے بغیر۔
معلوماتی خلاصہ: معلوماتی خلاصہ دستاویز کے کلیدی نکات، نتائج اور نتائج کو نمایاں کرتے ہوئے ایک مزید تفصیلی خلاصہ پیش کرتے ہیں۔
ساختی خلاصے: عام طور پر سائنسی مضامین میں استعمال ہوتے ہیں، ساختی خلاصہ پہلے سے طے شدہ فارمیٹ کی پیروی کرتے ہیں، جس میں اکثر حصے جیسے مقصد، طریقے، نتائج اور نتیجہ شامل ہوتے ہیں۔
وضاحتی خلاصہ: وضاحتی خلاصے دستاویز کے مواد کا ایک جامع خلاصہ فراہم کرتے ہیں، جو لائبریری کیٹلاگ اور ڈیٹا بیس کے لیے مفید ہے۔
تنقیدی خلاصہ: تنقیدی خلاصوں میں دستاویز کے معیار، مطابقت، یا طریقہ کار کے جائزے پر مبنی تبصرے یا تنقید شامل ہیں، محض خلاصے سے آگے بڑھ کر۔
Subscribe to:
Posts (Atom)