OBJECTIVES OF INDEXING AND ABSTRACTING

The primary objectives of indexing and abstracting can be further elaborated as follows:

a) Enhancing Information Retrieval: Indexing and abstracting streamline the process of finding relevant information by providing organized access points and concise summaries of documents. Users can quickly identify relevant resources without having to read each document in its entirety.

b) Improving Search Precision: By employing controlled vocabularies and standardized subject headings, indexing ensures that documents are categorized accurately, leading to more precise search results and reducing information overload.

c) Saving Time and Effort: Indexes and abstracts condense the content of documents, making it easier for users to evaluate their relevance quickly. This saves time and effort, especially when dealing with a large number of documents.

d) Supporting Information Evaluation: Abstracts allow users to assess the quality, content, and relevance of documents, enabling them to prioritize sources based on their research needs.

e) Facilitating Subject Browsing: Indexes enable users to explore related topics and subjects, encouraging serendipitous discovery and broadening their knowledge base.

f) Enabling Cross-Referencing: Through cross-referencing, users can explore interconnected information across various topics, facilitating multidisciplinary research and a holistic understanding of complex subjects.

PRINCIPLES OF INDEXING:

The principles of indexing are essential guidelines that ensure consistency and accuracy in organizing and representing information. Elaborating on the principles discussed earlier:

Exhaustiveness: Indexing should encompass all significant terms and concepts found in a document, leaving no crucial element omitted. This ensures comprehensive coverage of the document’s content.

Specificity: Index terms should be precise and unambiguous, reflecting the content accurately. Specific terms lead to more relevant search results and avoid confusion caused by ambiguous or vague language.

Consistency: Consistent usage of index terms is crucial to avoid confusion and maintain coherence across the index. Synonyms or related terms should be cross-referenced to guide users to the correct entry.

Non-Redundancy: Index entries should avoid duplicating information unnecessarily. Each concept or term should be indexed once, and cross-referencing can be used to link related entries.

Hierarchy: Subject indexing often involves hierarchical organization, where broader categories are subdivided into narrower subcategories, allowing users to navigate through different levels of specificity.

Objectivity: Indexing should be objective and impartial, free from personal biases or interpretations, ensuring fair representation of the document’s content.

User-Oriented: The index should be designed with the users’ needs in mind, using terms and language that align with their information-seeking behavior and understanding.

METHODS OF INDEXING:

To cater to various types of materials and information, different methods of indexing are employed:

Keyword Indexing: This method involves selecting relevant keywords or terms directly from the document’s content. Keyword indexes are widely used in digital environments and web-based search engines.

Subject Indexing: Subject indexing assigns specific subject headings from controlled vocabularies like Library of Congress Subject Headings (LCSH) or Medical Subject Headings (MeSH). It ensures consistent representation of the content’s main themes or topics.

Citation Indexing: Citation indexing focuses on the references and citations included in a document, establishing connections between related works and authors. This method is common in academic databases.

Alphabetical Indexing: Organized in alphabetical order, this index lists terms or concepts with page numbers or location identifiers where they appear in the document.

Hierarchical Indexing: Hierarchical indexing organizes index terms into a tree-like structure, with broader categories at the top and narrower subcategories below, aiding in hierarchical browsing.

Metadata Indexing: Digital resources often include metadata elements like author, title, and publication date. Indexing based on these elements enhances resource discovery.

PRINCIPLES OF ABSTRACTING:

Abstracting involves summarizing the main points of a document concisely and effectively. The principles guiding abstracting include:

Comprehensiveness: Abstracts should provide a comprehensive overview of the document’s content, capturing the essential points and main themes.

Clarity: Abstracts should be written in clear and straightforward language, making them accessible to a broad audience.

Conciseness: Abstracts should be succinct, conveying the key information within a limited word count.

Objectivity: Abstracts should be objective and unbiased, presenting the document’s content without subjective interpretation.

Informativeness: Abstracts should offer enough information to enable users to determine the document’s relevance to their needs without having to read the full text.

METHODS OF ABSTRACTING:

Abstracting methods vary based on the level of detail and context:

Indicative Abstracts: These abstracts provide a general indication of the document’s content, including its main topics and scope without delving into specific details.

Informative Abstracts: Informative abstracts offer a more detailed summary, highlighting the key points, results, and conclusions of the document.

Structured Abstracts: Commonly used in scientific articles, structured abstracts follow a predefined format, often including sections such as purpose, methods, results, and conclusion.

Descriptive Abstracts: Descriptive abstracts provide a comprehensive summary of the document’s content, useful for library catalogs and databases.

Critical Abstracts: Critical abstracts include evaluative comments or critiques of the document’s quality, relevance, or methodology, going beyond a mere summary.

اشاریہ سازی اور تجرید کے مقاصد

اشاریہ سازی اور تجریدی کے بنیادی مقاصد کو مزید تفصیل سے بیان کیا جا سکتا ہے:

ا) معلومات کی بازیافت کو بڑھانا: انڈیکسنگ اور تجرید منظم رسائی پوائنٹس اور دستاویزات کے مختصر خلاصے فراہم کرکے متعلقہ معلومات کو تلاش کرنے کے عمل کو ہموار کرتا ہے۔ صارفین ہر دستاویز کو مکمل طور پر پڑھے بغیر متعلقہ وسائل کی فوری شناخت کر سکتے ہیں۔

ب) تلاش کی درستگی کو بہتر بنانا: کنٹرول شدہ الفاظ اور معیاری عنوانات کے استعمال سے، اشاریہ سازی اس بات کو یقینی بناتی ہے کہ دستاویزات کو درست طریقے سے درجہ بندی کیا گیا ہے، جس سے تلاش کے نتائج زیادہ درست ہوتے ہیں اور معلومات کے بوجھ کو کم کرتے ہیں۔

c) وقت اور کوشش کی بچت: اشاریہ جات اور خلاصہ دستاویزات کے مواد کو کم کرتے ہیں، جس سے صارفین کے لیے ان کی مطابقت کا جلد جائزہ لینا آسان ہوجاتا ہے۔ اس سے وقت اور محنت کی بچت ہوتی ہے، خاص طور پر جب بڑی تعداد میں دستاویزات سے نمٹا جاتا ہے۔

d) معاون معلومات کی تشخیص: خلاصہ صارفین کو دستاویزات کے معیار، مواد اور مطابقت کا اندازہ لگانے کی اجازت دیتے ہیں، اور انہیں اپنی تحقیقی ضروریات کی بنیاد پر ذرائع کو ترجیح دینے کے قابل بناتے ہیں۔

e) سبجیکٹ براؤزنگ کی سہولت: اشاریہ جات صارفین کو متعلقہ عنوانات اور مضامین کو دریافت کرنے کے قابل بناتے ہیں، غیر معمولی دریافت کی حوصلہ افزائی کرتے ہیں اور ان کے علم کی بنیاد کو وسیع کرتے ہیں۔

f) کراس ریفرنسنگ کو فعال کرنا: کراس ریفرینسنگ کے ذریعے، صارفین مختلف موضوعات میں باہم مربوط معلومات کو تلاش کر سکتے ہیں، کثیر الشعبہ تحقیق اور پیچیدہ مضامین کی جامع تفہیم کی سہولت فراہم کر سکتے ہیں۔

اشاریہ سازی کے اصول:

اشاریہ سازی کے اصول ضروری رہنما خطوط ہیں جو معلومات کو ترتیب دینے اور اس کی نمائندگی کرنے میں مستقل مزاجی اور درستگی کو یقینی بناتے ہیں۔ پہلے زیر بحث اصولوں کی وضاحت:

مکمل پن: اشاریہ سازی میں دستاویز میں پائے جانے والے تمام اہم اصطلاحات اور تصورات کو شامل کرنا چاہیے، کسی بھی اہم عنصر کو چھوڑا نہیں جانا چاہیے۔ یہ دستاویز کے مواد کی جامع کوریج کو یقینی بناتا ہے۔

مخصوصیت: اشاریہ کی اصطلاحات قطعی اور غیر مبہم ہونی چاہئیں، جو مواد کی درست عکاسی کرتی ہوں۔ مخصوص اصطلاحات زیادہ متعلقہ تلاش کے نتائج کا باعث بنتی ہیں اور مبہم یا مبہم زبان کی وجہ سے پیدا ہونے والی الجھنوں سے بچتی ہیں۔

مستقل مزاجی: کنفیوژن سے بچنے اور انڈیکس میں ہم آہنگی برقرار رکھنے کے لیے اشاریہ کی اصطلاحات کا مسلسل استعمال بہت ضروری ہے۔ مترادفات یا متعلقہ اصطلاحات کو کراس ریفرنس کیا جانا چاہیے تاکہ صارفین کو صحیح اندراج میں رہنمائی ملے۔

غیر فالتو پن: انڈیکس اندراجات کو غیر ضروری طور پر معلومات کی نقل کرنے سے گریز کرنا چاہیے۔ ہر تصور یا اصطلاح کو ایک بار انڈیکس کیا جانا چاہیے، اور متعلقہ اندراجات کو جوڑنے کے لیے کراس ریفرنسنگ کا استعمال کیا جا سکتا ہے۔

درجہ بندی: سبجیکٹ انڈیکسنگ میں اکثر درجہ بندی کی تنظیم شامل ہوتی ہے، جہاں وسیع تر زمروں کو تنگ ذیلی زمرہ جات میں تقسیم کیا جاتا ہے، جس سے صارفین کو مخصوصیت کی مختلف سطحوں پر تشریف لے جانے کی اجازت ملتی ہے۔

معروضیت: اشاریہ سازی معروضی اور غیر جانبدارانہ ہونی چاہیے، ذاتی تعصبات یا تشریحات سے پاک، دستاویز کے مواد کی منصفانہ نمائندگی کو یقینی بنانا۔

صارف پر مبنی: انڈیکس کو صارفین کی ضروریات کو ذہن میں رکھتے ہوئے ڈیزائن کیا جانا چاہیے، ایسی اصطلاحات اور زبان کا استعمال کرتے ہوئے جو ان کے معلومات کی تلاش کے رویے اور سمجھ بوجھ کے مطابق ہوں۔

اشاریہ سازی کے طریقے:

مختلف قسم کے مواد اور معلومات کو پورا کرنے کے لیے، اشاریہ سازی کے مختلف طریقے استعمال کیے جاتے ہیں:

مطلوبہ الفاظ کی انڈیکسنگ: اس طریقہ کار میں دستاویز کے مواد سے براہ راست متعلقہ مطلوبہ الفاظ یا اصطلاحات کا انتخاب شامل ہے۔ کلیدی الفاظ کے اشاریہ جات ڈیجیٹل ماحول اور ویب پر مبنی سرچ انجنوں میں بڑے پیمانے پر استعمال ہوتے ہیں۔

سبجیکٹ انڈیکسنگ: سبجیکٹ انڈیکسنگ کنٹرولڈ ووکیبلریز جیسے لائبریری آف کانگریس سبجیکٹ ہیڈنگز (LCSH) یا میڈیکل سبجیکٹ ہیڈنگز (MeSH) سے مخصوص عنوانات تفویض کرتی ہے۔ یہ مواد کے مرکزی تھیمز یا عنوانات کی مستقل نمائندگی کو یقینی بناتا ہے۔

حوالہ جات کی اشاریہ سازی: حوالہ جات کا اشاریہ دستاویز میں شامل حوالہ جات اور حوالہ جات پر توجہ مرکوز کرتا ہے، متعلقہ کاموں اور مصنفین کے درمیان روابط قائم کرتا ہے۔ یہ طریقہ تعلیمی ڈیٹا بیس میں عام ہے۔

حروف تہجی کی ترتیب: حروف تہجی کی ترتیب میں ترتیب دی گئی، یہ اشاریہ صفحہ نمبر یا مقام کے شناخت کنندگان کے ساتھ شرائط یا تصورات کی فہرست دیتا ہے جہاں وہ دستاویز میں ظاہر ہوتے ہیں۔

درجہ بندی کی اشاریہ بندی: درجہ بندی کی اشاریہ سازی اشاریہ کی اصطلاحات کو درخت کی طرح کے ڈھانچے میں ترتیب دیتی ہے، جس میں سب سے اوپر وسیع زمرے اور ذیل میں تنگ ذیلی زمرہ جات، درجہ بندی کی براؤزنگ میں مدد فراہم کرتے ہیں۔

میٹا ڈیٹا انڈیکسنگ: ڈیجیٹل وسائل میں اکثر میٹا ڈیٹا عناصر جیسے مصنف، عنوان، اور اشاعت کی تاریخ شامل ہوتی ہے۔ ان عناصر پر مبنی اشاریہ سازی وسائل کی دریافت کو بڑھاتی ہے۔

تجرید کے اصول:

خلاصہ میں کسی دستاویز کے اہم نکات کا مختصر اور مؤثر طریقے سے خلاصہ کرنا شامل ہے۔ خلاصہ کی رہنمائی کرنے والے اصولوں میں شامل ہیں:

جامعیت: خلاصوں کو دستاویز کے مواد کا ایک جامع جائزہ فراہم کرنا چاہیے، ضروری نکات اور اہم موضوعات کو حاصل کرنا چاہیے۔

وضاحت: خلاصہ واضح اور سیدھی زبان میں لکھے جانے چاہئیں، تاکہ وہ وسیع سامعین کے لیے قابل رسائی ہوں۔

اختصار: خلاصہ مختصر ہونا چاہیے، کلیدی معلومات کو محدود الفاظ کی گنتی میں پہنچانا۔

معروضیت: خلاصہ مقصدی اور غیر جانبدارانہ ہونا چاہیے، دستاویز کے مواد کو موضوعی تشریح کے بغیر پیش کرنا۔

معلوماتی پن: خلاصہ کو کافی معلومات پیش کرنی چاہئیں تاکہ صارفین کو مکمل متن کو پڑھے بغیر اپنی ضروریات سے دستاویز کی مطابقت کا تعین کرنے کے قابل بنایا جا سکے۔

تجرید کے طریقے:

تفصیل اور سیاق و سباق کی سطح کی بنیاد پر تجریدی طریقے مختلف ہوتے ہیں:

اشارے خلاصہ: یہ خلاصے دستاویز کے مواد کا عمومی اشارہ فراہم کرتے ہیں، بشمول اس کے مرکزی عنوانات اور دائرہ کار کو مخصوص تفصیلات میں شامل کیے بغیر۔

معلوماتی خلاصہ: معلوماتی خلاصہ دستاویز کے کلیدی نکات، نتائج اور نتائج کو نمایاں کرتے ہوئے ایک مزید تفصیلی خلاصہ پیش کرتے ہیں۔

ساختی خلاصے: عام طور پر سائنسی مضامین میں استعمال ہوتے ہیں، ساختی خلاصہ پہلے سے طے شدہ فارمیٹ کی پیروی کرتے ہیں، جس میں اکثر حصے جیسے مقصد، طریقے، نتائج اور نتیجہ شامل ہوتے ہیں۔

وضاحتی خلاصہ: وضاحتی خلاصے دستاویز کے مواد کا ایک جامع خلاصہ فراہم کرتے ہیں، جو لائبریری کیٹلاگ اور ڈیٹا بیس کے لیے مفید ہے۔

تنقیدی خلاصہ: تنقیدی خلاصوں میں دستاویز کے معیار، مطابقت، یا طریقہ کار کے جائزے پر مبنی تبصرے یا تنقید شامل ہیں، محض خلاصے سے آگے بڑھ کر۔