Archives

But there’s more to it than that. Archivists must have the resources and ability to strategically identify and acquire appropriate collections. They need to be able to understand and accurately appraise the provenance and content of collections. That core research skill must be present. And they must be able to present that collection in a way that is intelligible to users while maintaining the vital elements of provenance and original order.

Major trends in the archival sector and wider society are reshaping how archivists undertake their work. The first of these factors, unsurprisingly, is digital technologies. The dual presence of digitization and online communication requires the modern archivist to have the capacity to understand who might be their potential audience, what benefit each of those audiences could derive from the collection and what is the best channel of communication and ‘packaging’ of that collection content.

The second factor is the diversification of audiences. Educational activity targeted at pre-school through to doctoral study and lifelong-learning should be de rigueur for all services. Imaginative creative work is becoming increasingly common. Services need to reach out to new partners within and outside the parent organization, be they social services or the marketing department.

The final factor is the professionalization of the sector. The emergence of Data Protection and Freedom of Information legislation, plus increasingly complex digital copyright issues, have already required a legal understanding not needed by previous generations. But archivists and their services will now have to demonstrate their professionalism. The move to accreditation for services and a framework of competency for individual archivists will both see a more explicit level of quality.

Here at Sue Hill Recruitment, we have placed archivists in a huge range of organizations, from universities to international charities, from Royal Societies to investment banks, museums to government agencies. If you’re looking for archive jobs, this could be a good place to start.

Records Management

Records management can be defined as ‘the collective term for the procedures by which an organization manages, controls and uses its information assets.’ Records management professionals have the skillsets to look at the capturing, storing, accessing, retention and disposal of information and records throughout their lifecycle. There will be statutory, fiscal and business requirements to consider in the organization of records, so records managers must maintain an awareness of relevant legislation. Successful and systematic records management ensures organizations can function on a day to day basis.

Sue Hill Recruitment works with organizations to provide temporary and permanent staff to manage paper and electronic records; to devise strategy; to carry out audits; to write policies about standards for retention and storage; to devise file plans and metadata schemes; and to create procedures and training materials. We have developed extensive networks of records management professionals at all levels of seniority across the country, as well as enjoying continued good relationships with educators in the field, thus ensuring our connection to the next generation of records managers. 

What is a Record?

a RECORD is any recorded information, regardless of medium, made or received and retained by an organization in pursuance of legal obligations, value to the government, or in the transaction of business. (ARMA, Records Management Explained) 

What counts as a "record" at F&M?

A record is any recorded information which is created, received, used, or filed in the course of official college business. Records can take many physical and digital forms and may reside in a file folder in your desk drawer, on a personal computer, a server or network, in cloud-based drives, on discs, external drives, or on microfilm. Photographs, audiotapes, videotapes, artwork, and college memorabilia are also considered official college records.

If it documents the activities of your department or office, it is a record!

Most records follow a records schedule, or more specifically, a document that provides information describing things like retention (how long a record needs to be kept) and disposition decisions (what to do with the record after that period ends). 

Active Records

are used and referenced on a regular basis.

At F&M, active records should remain in your own office files so they are easily accessible.

Inactive Records

are not regularly used or referenced, but are still required to be stored and maintained.

What is an Archive?

an ARCHIVE refers to records of enduring historical value... These records are kept because they have continuing value to the creating agency and to other potential users. They are the documentary evidence of past events. They are the facts we use to interpret and understand history (Laura Millar as cited by SAA).

ARCHIVISTS asses, collect, organize, preserve, and make accessible these permanent records.

What do archives look like at F&M?

At the end of the document lifecycle, if a record is deemed historically significant, as having enduring value, and thus a permanent retention, it will then be transferred to the College Archives. 

At F&M, the College Archives collects, organizes, and makes accessible official College records that document the history of students, departments, offices, and campus activities across an array of formats and media. 

How is an archive different than a library?

Libraries and Archives function similarly in that they both exist to make collections available to people. However, they differ in the nature of what they collect.

LIBRARIES collect published, discrete items that are often available at other libraries. They typically have open stacks for patrons to browse and most items are able to be checked-out. 

example scenario: You walk into your public library and browse the non-fiction stacks. You pick out 3 books from a few of your favorite authors. You check out your materials at the circulation desk and return them 2 weeks later. 

ARCHIVES collect unpublished items that are unique to the institution they represent. Due to the sensitive and rare nature of the collection items, the stacks are typically not open to patrons. Instead, users of archives must request access to certain material. 

example scenario: You email the archives a few days ahead of your visit and request access to the records of the Athletics Department from 1900-1950 to get information for a research paper you are working on. You arrive at the archives reading room and an archivist or librarian has the boxes you requested ready for you to use. When you are done doing research, you leave the material with the librarian.

آرکائیوز

 آرکائیوسٹ کے پاس وسائل اور قابلیت کا ہونا ضروری ہے کہ وہ حکمت عملی کے ساتھ مناسب مجموعوں کی شناخت اور حاصل کریں۔ انہیں مجموعوں کی اصلیت اور مواد کو سمجھنے اور درست طریقے سے جانچنے کے قابل ہونے کی ضرورت ہے۔ وہ بنیادی تحقیقی مہارت موجود ہونی چاہیے۔ اور وہ اس مجموعے کو اس طرح پیش کرنے کے قابل ہونا چاہیے جو صارفین کے لیے قابل فہم ہو اور اصل ترتیب کے اہم عناصر کو برقرار رکھتے ہوئے۔

آرکائیو کے شعبے اور وسیع تر معاشرے میں بڑے رجحانات نئے سرے سے تشکیل دے رہے ہیں کہ آرکائیوسٹ کس طرح اپنا کام کرتے ہیں۔ ان عوامل میں سے پہلا، حیرت کی بات نہیں، ڈیجیٹل ٹیکنالوجیز ہیں۔ ڈیجیٹلائزیشن اور آن لائن کمیونیکیشن کی دوہری موجودگی کے لیے جدید آرکائیوسٹ کے پاس یہ سمجھنے کی صلاحیت کی ضرورت ہوتی ہے کہ ان کے ممکنہ سامعین کون ہو سکتے ہیں، ان سامعین میں سے ہر ایک کو اس مجموعے سے کیا فائدہ ہو سکتا ہے اور مواصلات کا بہترین چینل اور اس کی 'پیکجنگ' کیا ہے؟ جمع مواد.

دوسرا عنصر سامعین کی تنوع ہے۔ پری اسکول سے لے کر ڈاکٹریٹ کے مطالعہ اور تاحیات تعلیم تک تعلیمی سرگرمی کو تمام خدمات کے لیے ڈی ریگوئیر ہونا چاہیے۔ تخیلاتی تخلیقی کام تیزی سے عام ہوتا جا رہا ہے۔ خدمات کو والدین کی تنظیم کے اندر اور باہر نئے شراکت داروں تک پہنچنے کی ضرورت ہے، چاہے وہ سماجی خدمات ہوں یا مارکیٹنگ کا شعبہ۔

آخری عنصر اس شعبے کی پیشہ ورانہ کاری ہے۔ ڈیٹا پروٹیکشن اور فریڈم آف انفارمیشن قانون سازی کے ظہور کے ساتھ ساتھ ڈیجیٹل کاپی رائٹ کے بڑھتے ہوئے پیچیدہ مسائل کے لیے پہلے سے ہی ایک قانونی سمجھ کی ضرورت ہے جس کی پچھلی نسلوں کو ضرورت نہیں تھی۔ لیکن آرکائیوسٹ اور ان کی خدمات کو اب اپنی پیشہ ورانہ مہارت کا مظاہرہ کرنا ہو گا۔ خدمات کے لیے ایکریڈیٹیشن کی طرف قدم اور انفرادی آرکائیوسٹ کے لیے قابلیت کا فریم ورک دونوں ہی معیار کی زیادہ واضح سطح کو دیکھیں گے۔

یہاں Sue Hill Recruitment میں، ہم نے یونیورسٹیوں سے لے کر بین الاقوامی خیراتی اداروں تک، رائل سوسائٹیوں سے لے کر سرمایہ کاری کے بینکوں، میوزیموں سے لے کر سرکاری ایجنسیوں تک، آرکائیوسٹوں کو بہت بڑی تنظیموں میں رکھا ہے۔ اگر آپ آرکائیو ملازمتیں تلاش کر رہے ہیں، تو یہ شروع کرنے کے لیے ایک اچھی جگہ ہو سکتی ہے۔

ریکارڈ مینجمنٹ

ریکارڈز مینجمنٹ کی تعریف اس طریقہ کار کی اجتماعی اصطلاح کے طور پر کی جا سکتی ہے جس کے ذریعے کوئی ادارہ اپنے معلوماتی اثاثوں کا انتظام، کنٹرول اور استعمال کرتا ہے۔ ان کی زندگی بھر میں. ریکارڈ کی تنظیم میں غور کرنے کے لیے قانونی، مالی اور کاروباری تقاضے ہوں گے، اس لیے ریکارڈ مینیجرز کو متعلقہ قانون سازی کے بارے میں آگاہی برقرار رکھنا چاہیے۔ ریکارڈ کا کامیاب اور منظم انتظام یقینی بناتا ہے کہ تنظیمیں روزانہ کی بنیاد پر کام کر سکیں۔

Sue Hill Recruitment کاغذات اور الیکٹرانک ریکارڈ کے انتظام کے لیے عارضی اور مستقل عملہ فراہم کرنے کے لیے تنظیموں کے ساتھ کام کرتی ہے۔ حکمت عملی وضع کرنا؛ آڈٹ کرنے کے لئے؛ برقرار رکھنے اور ذخیرہ کرنے کے معیارات کے بارے میں پالیسیاں لکھنا؛ فائل پلانز اور میٹا ڈیٹا اسکیمیں وضع کرنا؛ اور طریقہ کار اور تربیتی مواد تیار کرنا۔ ہم نے ملک بھر میں سنیارٹی کی تمام سطحوں پر ریکارڈ مینجمنٹ کے پیشہ ور افراد کے وسیع نیٹ ورکس تیار کیے ہیں، ساتھ ہی ساتھ اس شعبے میں اساتذہ کے ساتھ مسلسل اچھے تعلقات سے لطف اندوز ہو رہے ہیں، اس طرح ریکارڈ مینیجرز کی اگلی نسل کے ساتھ ہمارا تعلق یقینی بنایا جا رہا ہے۔

ریکارڈ کیا ہے؟

ایک ریکارڈ کوئی بھی ریکارڈ شدہ معلومات ہے، چاہے وہ درمیانے درجے کی ہو، قانونی ذمہ داریوں، حکومت کی قدر، یا کاروبار کے لین دین میں کسی تنظیم کے ذریعہ بنائی گئی یا حاصل کی اور برقرار رکھی گئی ہو۔ (ARMA، ریکارڈ مینجمنٹ کی وضاحت کی گئی)

F&M میں "ریکارڈ" کے طور پر کیا شمار ہوتا ہے؟

ریکارڈ کسی بھی ریکارڈ شدہ معلومات کو کہتے ہیں جو سرکاری کالج کے کاروبار کے دوران تخلیق، موصول، استعمال، یا فائل کی جاتی ہے۔ ریکارڈز بہت ساری جسمانی اور ڈیجیٹل شکلیں لے سکتے ہیں اور آپ کے ڈیسک دراز میں فائل فولڈر میں، ذاتی کمپیوٹر، سرور یا نیٹ ورک، کلاؤڈ بیسڈ ڈرائیوز، ڈسک، بیرونی ڈرائیوز، یا مائیکرو فلم پر رہ سکتے ہیں۔ تصاویر، آڈیو ٹیپس، ویڈیو ٹیپس، آرٹ ورک، اور کالج کی یادداشتوں کو بھی سرکاری کالج ریکارڈ سمجھا جاتا ہے۔

اگر یہ آپ کے محکمہ یا دفتر کی سرگرمیوں کو دستاویز کرتا ہے تو یہ ایک ریکارڈ ہے!

زیادہ تر ریکارڈز ریکارڈ کے شیڈول کی پیروی کرتے ہیں، یا خاص طور پر، ایک دستاویز جو معلومات فراہم کرتی ہے جس میں چیزوں کو بیان کیا جاتا ہے جیسے کہ برقرار رکھنے (ریکارڈ کو کتنے عرصے تک رکھنے کی ضرورت ہے) اور ڈسپوزیشن کے فیصلے (اس مدت کے ختم ہونے کے بعد ریکارڈ کے ساتھ کیا کرنا ہے)۔

ایکٹو ریکارڈز

مستقل بنیادوں پر استعمال اور حوالہ دیا جاتا ہے۔

F&M میں، فعال ریکارڈز کو آپ کے اپنے دفتری فائلوں میں رہنا چاہیے تاکہ وہ آسانی سے قابل رسائی ہوں۔

غیر فعال ریکارڈز

باقاعدگی سے استعمال یا حوالہ نہیں دیا جاتا ہے، لیکن پھر بھی ذخیرہ اور برقرار رکھنے کی ضرورت ہے.

آرکائیو کیا ہے؟

آرکائیو سے مراد پائیدار تاریخی قدر کے ریکارڈز ہیں... یہ ریکارڈ اس لیے رکھے جاتے ہیں کیونکہ ان کی تخلیق کرنے والی ایجنسی اور دیگر ممکنہ صارفین کے لیے قیمت جاری رہتی ہے۔ وہ ماضی کے واقعات کے دستاویزی ثبوت ہیں۔ یہ وہ حقائق ہیں جنہیں ہم تاریخ کی تشریح اور سمجھنے کے لیے استعمال کرتے ہیں (Laura Millar جیسا کہ SAA نے حوالہ دیا ہے)۔

آرکائیوسٹ ان مستقل ریکارڈوں کا جائزہ لیتے ہیں، جمع کرتے ہیں، منظم کرتے ہیں، محفوظ کرتے ہیں اور قابل رسائی بناتے ہیں۔

ایف اینڈ ایم میں آرکائیوز کیسا نظر آتا ہے؟

دستاویز کے لائف سائیکل کے اختتام پر، اگر کسی ریکارڈ کو تاریخی اعتبار سے اہم سمجھا جاتا ہے، جیسا کہ پائیدار قدر ہے، اور اس طرح ایک مستقل برقرار ہے، تو اسے کالج آرکائیوز میں منتقل کر دیا جائے گا۔

F&M میں، کالج آرکائیوز قابل رسائی آفیشل کالج ریکارڈز کو جمع کرتا ہے، منظم کرتا ہے اور بناتا ہے جو طلباء، محکموں، دفاتر، اور کیمپس کی سرگرمیوں کی تاریخ کو دستاویزی شکلوں اور میڈیا کی ایک صف میں رکھتے ہیں۔

ایک آرکائیو لائبریری سے کیسے مختلف ہے؟

لائبریریاں اور آرکائیوز اسی طرح کام کرتے ہیں کہ وہ دونوں موجود ہیں تاکہ لوگوں کو مجموعے دستیاب ہوں۔ تاہم، وہ ان چیزوں کی نوعیت میں مختلف ہیں جو وہ جمع کرتے ہیں۔

لائبریریاں شائع شدہ، مجرد اشیاء کو جمع کرتی ہیں جو اکثر دوسری لائبریریوں میں دستیاب ہوتی ہیں۔ ان کے پاس عام طور پر سرپرستوں کے لیے براؤز کرنے کے لیے کھلے اسٹیک ہوتے ہیں اور زیادہ تر آئٹمز چیک آؤٹ کیے جا سکتے ہیں۔

مثال کا منظر: آپ اپنی پبلک لائبریری میں جاتے ہیں اور نان فکشن اسٹیکس کو براؤز کرتے ہیں۔ آپ اپنے پسندیدہ مصنفین میں سے 3 کتابیں چنیں۔ آپ سرکولیشن ڈیسک پر اپنا مواد چیک کرتے ہیں اور انہیں 2 ہفتے بعد واپس کرتے ہیں۔

آرکائیوز غیر مطبوعہ اشیاء کو جمع کرتے ہیں جو اس ادارے کے لیے منفرد ہوتے ہیں جس کی وہ نمائندگی کرتے ہیں۔ جمع کرنے والی اشیاء کی حساس اور نایاب نوعیت کی وجہ سے، ڈھیر عام طور پر سرپرستوں کے لیے نہیں کھلے ہوتے ہیں۔ اس کے بجائے، آرکائیوز کے صارفین کو کچھ مواد تک رسائی کی درخواست کرنی چاہیے۔

مثال کا منظر نامہ: آپ اپنے دورے سے کچھ دن پہلے آرکائیوز کو ای میل کرتے ہیں اور 1900-1950 کے ایتھلیٹکس ڈیپارٹمنٹ کے ریکارڈ تک رسائی کی درخواست کرتے ہیں تاکہ آپ جس تحقیقی مقالے پر کام کر رہے ہیں اس کے لیے معلومات حاصل کریں۔ آپ آرکائیوز ریڈنگ روم میں پہنچتے ہیں اور ایک آرکائیوسٹ یا لائبریرین کے پاس وہ بکس ہوتے ہیں جن کی آپ نے درخواست کی تھی کہ آپ استعمال کرنے کے لیے تیار ہوں۔ جب آپ تحقیق کر لیتے ہیں، تو آپ مواد کو لائبریرین کے پاس چھوڑ دیتے ہیں۔